De ultieme checklist voor een leeractiviteit

Als je op zoek bent naar manieren om je medewerkers te trainen en te ontwikkelen, kan de Vragenlijst Intake aanvraag leeractiviteit een waardevolle tool voor je zijn. Deze checklist heb ik samengesteld op basis van verschillende bronnen en is al enkele malen getest en positief beoordeeld. Het is natuurlijk altijd belangrijk om meerdere bronnen te raadplegen en te testen voordat je een tool of checklist inzet om ervoor te zorgen dat het effectief is voor jouw specifieke situatie. Door deze vragenlijst te gebruiken, kun je bepalen welk type leeractiviteit het beste past bij jouw organisatie en doelen, en hoe je deze activiteit het meest effectief kunt inzetten.

De lijst is te gebruiken als schriftelijke checklist, maar kun je ook prima inzetten als checklist tijdens een gesprek.

Doe er je voordeel mee en laat me vooral weten wat je mist of wat je wilt aanvullen!

Vragenlijst Intake aanvraag leeractiviteit

1. Welk type leeractiviteit vraag je aan? Omdat leeractiviteiten uit meerdere onderdelen kunnen bestaan, kun je er meerdere selecteren:

- Training in een klaslokaal, seminarruimte, enz..
- Online training via computers, tablets of telefoons..
- Educatieve ervaringen online universiteiten..
- Ontwikkeling en ondersteuning van een kennisbank..
- Ontwikkeling en ondersteuning van een praktijkgemeenschap..
- Mentorschap en/of coaching voor leidinggevenden, managers, werknemers..
- Ontwikkeling van hulpmiddelen (bijv. job aids, checklists, hulpmiddelen voor prestatieondersteuning, bewegwijzering, enz.).
- Diagnose van factoren die van invloed zijn op de presentaties op de werkplek en bij collegae..
- Onderzoek naar de prestaties op de werkplek en van werknemers..
- Training of ondersteuning specifiek gericht op leren - om jou en je team te helpen beter gebruik te maken van leren als een prestatieverbeteraar..
- Ik weet het niet zeker, maar wil samen een L&D-er bepalen wat effectief zou kunnen zijn.

2. Beschrijf nu in je eigen woorden de leeractiviteit die je voor ogen hebt. Probeer dit niet te overdenken; we hebben in dit stadium alleen je eerste ideeën nodig.

3. Stel het is drie maanden na de leeractiviteit of training: wat hoop je dan dat je ziet op de werkvloer? Of welke narigheid is er verdwenen of voorkomen?

En over 6 maanden?

4. Waarom is deze leeractiviteit NU nodig? Selecteer de EEN of TWEE belangrijkste drijfveren voor deze behoefte.

- Er is een langdurig prestatieprobleem geweest.
- Er is een nieuw prestatieprobleem.
- Er is een nieuwe kans die we zouden willen benutten, maar dat kan niet zolang de mensen geen nieuwe vaardigheden/kennis hebben.
- Er is een nieuw systeem, gereedschap, product, softwarepakket of apparaat dat geleerd moet worden.
- Er is een nieuwe strategische of tactische richting die we inslaan, en we moeten iedereen op één lijn krijgen.
- Een belangrijk iemand suggereerde dat deze training nodig is.
- Mensen moeten op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen op hun vakgebied.
- Mensen moeten op de hoogte zijn van specifieke nieuwe kennis, technieken of procedures.
- We moeten training geven om te voldoen aan wettelijke regels of wettelijke naleving.
- We willen leermogelijkheden bieden die werknemers vaardigheden bijbrengen die ze nu en in hun toekomstige werk kunnen gebruiken.
- We willen dat mensen creatiever denken en innovatiever zijn.
- We hebben alles geprobeerd wat we konden bedenken, maar niets heeft gewerkt, dus willen we nu iets anders proberen.

5. Waarom is deze activiteit nu nodig? In je eigen woorden.

6. Werksituatie - vragen die je kunt gebruiken

Wat doen de mensen nu en wat zou je willen dat ze doen? Kortom welk gedrag zie je gebeuren op de werkvloer en wat zou effectiever zijn?

- Wat doen je mensen nu dat niet het gewenste effect heeft?
- Wat zeggen ze en wat zou je willen dat ze zeggen?
- Wat doen ze en wat zou je willen dat ze doen?
- Wat zou je graag zien dat je mensen zeggen of doen? Waarom juist dat?
- Wat weerhoudt je mensen ervan om dit te doen in jouw ogen?
- Welke systemen en methodes gebruiken je mensen en hoe goed werken die voor hen?
- Wat is ervoor nodig dat je mensen iets dat ze leren ook echt gaan toepassen in hun werk?
- Over welk gedrag van je mensen komen de meeste klachten van andere afdelingen, managers of klanten?

7. Vaardigheden - vragen die je kunt gebruiken

- Welke nieuwe bekwaamheden zijn noodzakelijk om de gewenste werksituatie te realiseren?
- Welke bekwaamheden zijn al aanwezig, maar kunnen/ moeten verder worden ontwikkeld?
- Als het leven van de medewerkers ervan af zou hangen, zouden ze het dan nog steeds niet kunnen? (triage - mindset check).
- Welke mensen hebben de vaardigheden wel onder de knie? Wie niet? Hoe hebben de mensen die het al kunnen het geleerd?
- Wat maakt dat ze de gewenste vaardigheden niet laten zien? is er iets dat het bemoeilijkt?

8. Welke andere factoren zouden de prestaties kunnen beperken van de collega’s op wie de leeractiviteit is gericht? Noem alles wat relevant kan zijn. Deze stap is cruciaal omdat we geen middelen voor training of leren willen inzetten als er echt andere factoren in het spel zijn.

(Gebruik de training triage ;-) )

- Denk je dat het een kwestie is van Kunnen? Of van Willen?
- Wat kunnen de mensen niet of weten ze niet?
- Zijn er zaken in het systeem die de gewenste verandering of leercurve in de weg zitten? (Denk aan beloningsstructuren, functie omschrijvingen, …)
- Wat zeggen de mensen als je ze vraagt waarom ze de prestaties niet voor elkaar krijgen?

9. We willen ons niet alleen op leren concentreren als er ook andere factoren moeten worden aangepast. Selecteer zoveel mogelijk van de volgende factoren die volgens jou een rol kunnen spelen bij het prestatieprobleem of de kans op verbetering. Het zou kunnen zijn dat sommige zaken gevoelig liggen, maar ik zou het toch fijn vinden als je ze deelt.

- Gebrek aan duidelijke doelen.
- Gebrek aan tijd om taken uit te voeren.
- Te weinig mensen om het werk gedaan te krijgen.
- Te weinig budget om de nodige middelen te verkrijgen.
- Ontoereikende hulpmiddelen, uitrusting en systemen.
- Inadequaat management of leiderschap.
- Slecht teamwerk.
- Onduidelijke prestatienormen.
- Slechte werknemersmoraal.
- Inadequate of ongeschikte stimulansen voor prestaties.
- Gebrek aan een aantrekkelijk of inspirerend doel voor het werk.
- Hoge niveaus van stress.
- Onethisch, illegaal of ongepast gedrag.
- Te veel onproductieve procedures, regels of papierwerk.
- Onbehulpzame persoonlijkheden of werkstijlconflicten.
- Ongezonde of onveilige werksituatie.
- Discriminatie, vooringenomenheid en/of oneerlijke behandeling van sommige werknemers.
- Andere?

10. In je eigen woorden, welke factoren op de werkplek zullen moeten worden gewijzigd om de gewenste resultaten te bereiken?

11.  Wat ben je bereid te doen om het succes van de gecreëerde leer- of prestatieverbeterende activiteit te garanderen? Selecteer alle volgende zaken waarbij je bereid bent betrokken te zijn:

- Ik zal hulp bieden bij het ontwerp van elk leerprogramma.
- Ik help mee aan het ontwerp van een activiteit voor prestatieverbetering.
- Ik zal zelf deelnemen aan het volledige programma als deelnemer - of het nu het eigenlijke programma is of een proefversie.
- Ik zal zelf als deelnemer deelnemen aan een overzicht.
- Ik zal deelnemen als trainer of facilitator wanneer het programma klaar is om te worden ingezet.
- Ik zal mijn directieleden (en teamgenoten als ik geen formele managementrol heb) vertellen dat van hen wordt verwacht dat zij leren en toepassen wat zij leren.
- Ik zal elk van mijn directe medewerkers vragen om na de training 1 tot 3 specifieke actieplannen uit te voeren.
- Ik zal er bij elk van mijn directe medewerkers op toezien dat zij hun actieplannen hebben uitgevoerd.
- Een maand na afloop van het programma zal ik het Learning Team feedback geven over de leer- of prestatieverbeteringsactiviteit, of ik nu gevraagd ben of niet.
- Ik zal mijn eigen mini-cursussen creëren (over relevante concepten en vaardigheden) en deze inzetten nadat mijn directe medewerkers hun opleiding of leerprogramma's hebben voltooid - om ervoor te zorgen dat ze worden herinnerd aan belangrijke concepten en ze weten hoe belangrijk dit is.
- Ik zal NIET direct betrokken zijn, maar ik zal de prestaties van degenen die dat wel zijn, begeleiden, ondersteunen en controleren (ik zal bijvoorbeeld letten op de steun die de managers van de cursisten geven).
- Ik zal doen wat nodig is. Reken mij mee als volwaardige partner.
- Ik zal het volgende doen (geef details):

12. Als je zelf NIET de manager van de lerenden bent, of er zijn andere managers van lerenden bij betrokken, wat verwacht je dan van die managers?

- De managers van de lerenden zal worden gevraagd om te helpen bij het ontwerp van elk leerprogramma.
- Managers van lerenden zal gevraagd worden om te helpen bij het ontwerp van een prestatieverbeterende activiteit.
- De managers van lerenden zal gevraagd worden om deel te nemen aan het volledige programma als lerenden zelf - of het nu het eigenlijke programma is of een proefversie..
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd deel te nemen aan een overzicht van het leerprogramma als deelnemers zelf.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd om het leer- of prestatieverbeteringsprogramma geheel of gedeeltelijk uit te voeren of te faciliteren.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd hun directe medewerkers te vertellen dat van hen wordt verwacht dat zij leren en toepassen wat zij leren.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd om van elk van hun directe medewerkers te eisen dat zij na de opleiding 1 tot 3 specifieke actieplannen uitvoeren.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd om met elk van hun rechtstreekse ondergeschikten na te gaan of zij hun actieplannen hebben uitgevoerd.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd het Learning Team feedback te geven over de leer- of prestatieverbeterende activiteit een maand na afloop van het programma, al dan niet gevraagd.
- De managers van de deelnemers wordt gevraagd om hun eigen minicursussen te creëren (over relevante concepten en vaardigheden) en deze in te zetten nadat hun directieleden hun actieplan hebben voltooid.

13. Doel/Droom/Probleem - wat wil je met dit verzoek bereiken?

- Wat verwacht je dat mensen anders kunnen doen?
- Welke organisatorische resultaten verwacht je als resultaat van dit initiatief?
Welke KPI’s wil je beïnvloeden?
- Welke voordelen voor de werknemers verwacht je?
- Welke voordelen, indien van toepassing, voor familie en vrienden van werknemers, voor de gemeenschap, de maatschappij, de omgeving?

De afdeling L&D zal binnen een week contact met je opnemen om (a) je verzoek met je door te nemen, (b) te bepalen welk niveau van aanvullende analyse nodig is, en (c) te beslissen of je verzoek in aanmerking komt voor implementatie.

‍

Bronnen: Will Thalheimer’s artikelen, No More Boring Learning boek, 8 velden model van Kessels en Smit.

‍

Luister de podcast hier via Spotify
Luister de podcast hier via Apple